Adres-Mektup Birleştirmeyi Kullanma

Not: Bu seçenek yalnızca çevrimiçi sürümde mevcuttur.

Adres-Mektup Birleştirme özelliği, bir metin belgesinden alınan ortak bir içeriği ve bir elektronik tablodan (örneğin bir müşteri listesi) alınan bazı özel bileşenleri (adlar, tebrikler vb. gibi değişkenler) birleştiren bir belge grubu oluşturmak için kullanılır. Çok sayıda kişiselleştirilmiş mektup oluşturmanız ve bunları alıcılara göndermeniz gerekiyorsa yararlı olabilir.

• Bir veri kaynağı hazırlayın ve ana belgeye yükleyin
  1. Adres-mektup birleştirme için kullanılan bir veri kaynağı, portalınızda depolanan .xlsx biçimli elektronik bir tablo olmalıdır. Mevcut bir elektronik tabloyu açın veya yeni bir elektronik tablo oluşturun ve aşağıdaki gereksinimleri karşıladığından emin olun.
  2. Her sütunun ilk hücresindeki değerler birleştirme alanlarını (yani metne ekleyebileceğiniz değişkenleri) belirleyeceğinden, elektronik tablonun sütun başlıklarını içeren bir başlık satırı olmalıdır. Her sütun, bir değişken için bir dizi gerçek değer içermelidir. Elektronik tablodaki her satır ayrı bir kayda (yani, belirli bir alıcıya ait bir dizi değere) karşılık gelmelidir. Birleştirme işlemi sırasında, her kayıt için ana belgenin bir kopyası oluşturulacak ve ana metne eklenen her birleştirme alanı, ilgili sütundaki gerçek değerle değiştirilecektir. Sonuçları e-posta ile gönderecekseniz, elektronik tabloda ayrıca alıcıların e-posta adreslerini içeren bir sütun bulunmalıdır.
  3. Mevcut bir metin belgesini açın veya yeni bir tane oluşturun. Birleştirilen belgenin her sürümü için aynı olacak ana metni içermelidir. Üst araç çubuğunda bulunan Giriş sekmesindeki
     Adres-Mektup Birleştirme simgesine tıklayın ve veri kaynağı konumunu seçin: Dosyadan, URL'den veya Bellekten.

     

  4. Gerekli dosyayı seçin veya bir URL yapıştırın ve Tamam düğmesine tıklayın.

     Veri kaynağı yüklendikten sonra, Adres-Mektup Birleştirme ayarlama sekmesi sağ kenar çubuğunda olacaktır.

     

• Alıcı listesini doğrulayın veya değiştirin
  1. Seçilen veri kaynağının içeriğinin görüntülendiği Adres-Mektup Birleştirme Alıcıları penceresini açmak için sağ kenar çubuğunun üst kısmındaki Alıcı listesini düzenle düğmesine tıklayın.

     

  2. Açılan pencerede yeni bilgiler ekleyebilir, mevcut verileri düzenleyebilir veya gerekirse silebilirsiniz. Verilerle çalışmayı basitleştirmek için pencerenin üst kısmındaki simgeleri kullanabilirsiniz:
     • ve
       - kopyalanan verileri kopyalayıp yapıştırmak için
     • ve
       - eylemleri geri almak ve geri alınan eylemleri yeniden yapmak için
     • ve
       - verilerinizi seçilen bir hücre aralığında artan veya azalan düzende sıralamak için
     • - önceden seçilen hücre aralığı için filtreyi etkinleştirmek veya uygulanan filtreyi kaldırmak için
     • - uygulanan tüm filtre parametrelerini temizlemek için

       Not: filtrenin nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen Elektronik Tablo Düzenleyicisi yardımının Verileri sıralama ve filtreleme bölümüne bakın.

     • - belirli bir değeri aramak ve gerekirse başka bir değerle değiştirmek için

       Not: Bul ve Değiştir aracının nasıl kullanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen Elektronik Tablo Düzenleyicisi yardımının Arama ve Değiştirme İşlevleri bölümüne bakın.

  3. Gerekli tüm değişiklikler yapıldıktan sonra, Kaydet ve Çık düğmesine tıklayın. Değişiklikleri iptal etmek için Kapat düğmesine tıklayın.
• Birleştirme alanları ekleme ve sonuçları kontrol etme
  1. Fare imlecini birleştirme alanının eklenmesi gereken yere getirin, sağ kenar çubuğundaki Birleştirme Alanı Ekle düğmesine tıklayın ve listeden gerekli alanı seçin. Kullanılabilir alanlar, seçilen veri kaynağının her sütununun ilk hücresindeki verilere karşılık gelir. Gerekli tüm alanlar herhangi bir yere eklenebilir.

     

  2. Eklenen alanları metinde daha belirgin hale getirmek için sağ kenar çubuğundaki Birleştirme alanlarını vurgula değiştiricisini açın.

     

  3. Veri kaynağından alınan gerçek değerlerle değiştirilen birleştirme alanlarının bulunduğu metni görüntülemek için sağ kenar çubuğundaki Sonuçları önizle değiştiricisini açın. Her kayıt için birleştirilmiş belgenin sürümlerini önizlemek için ok düğmelerini kullanın.

     

  • Eklenen bir alanı silmek için Sonuçları önizle modunu devre dışı bırakın, fare ile alanı seçin ve klavyede Delete tuşuna basın.
  • Eklenen bir alanı değiştirmek için Sonuçları önizle modunu devre dışı bırakın, fare ile alanı seçin, sağ kenar çubuğundaki Birleştirme Alanı Ekle düğmesine tıklayın ve listeden yeni bir alan seçin.
• Birleştirme parametrelerini belirleme
  1. Birleştirme türünü seçin. Toplu posta göndermeye başlayabilir veya sonucu daha sonra yazdırmak veya düzenlemek için PDF veya Docx dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Birleştir listesinden gerekli seçeneği seçin:

     

     • Daha sonra yazdırılabilecek tüm birleştirilmiş kopyaları içeren tek bir PDF belgesi oluşturmak için PDF
     • Daha sonra ayrı ayrı düzenlenebilecek tüm birleştirilmiş kopyaları içeren tek bir Docx belgesi oluşturmak için Docx
     • Sonuçları e-posta ile alıcılara göndermek için E-posta

       Not: Alıcıların e-posta adresleri, yüklenen veri kaynağında belirtilmelidir ve portalınızdaki Posta modülünde en az bir e-posta hesabınızın bağlı olması gerekir.

  2. Uygulanacak tüm gerekli kayıtları seçin:
     • Yüklenen veri kaynağından tüm kayıtlar için birleştirilmiş belgeler oluşturmak için Tüm kayıtlar (bu seçenek varsayılan olarak seçilidir)
     • Şu anda görüntülenen kayıt için birleştirilmiş bir belge oluşturmak için Mevcut kayıt
     • Bir kayıt aralığı için birleştirilmiş belgeler oluşturmak için Gönderen ... Alıcı (bu durumda istenen aralıktaki ilk kaydın numarası ve son kayıt olmak üzere iki değer belirtmeniz gerekir)

       Not: İzin verilen maksimum alıcı sayısı 100'dür. Veri kaynağınızda 100'den fazla alıcı varsa, lütfen adres-mektup birleştirmeyi aşamalı olarak gerçekleştirin: 1'den 100'e kadar olan değerleri belirtin, adres-mektup birleştirme işlemi bitene kadar bekleyin, ardından 101'den N'ye vb. kadar olan değerleri belirterek işlemi tekrarlayın.

  3. Birleştirmeyi tamamlama
     • Birleştirme sonuçlarını bir dosya olarak kaydetmeye karar verdiyseniz,
       • Dosyayı bilgisayarınıza kaydetmek için İndir düğmesine tıklayın. İndirilen dosyayı varsayılan İndirilenler klasöründe bulabilirsiniz.
       • Dosyayı portalınıza kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklayın. Açılan Kaydedilecek klasör penceresinde, dosya adını değiştirebilir ve dosyayı kaydetmek istediğiniz klasörü belirtebilirsiniz. Ayrıca birleştirme işlemi bittiğinde sonucu kontrol etmek için Birleştirilmiş belgeyi yeni sekmede aç kutusunu da işaretleyebilirsiniz. Son olarak Kaydedilecek klasör penceresinde Kaydet seçeneğine tıklayın.
     • E-posta seçeneğini seçtiyseniz, Birleştir düğmesi sağ kenar çubuğunda bulunacaktır. Tıkladıktan sonra E-postaya Gönder penceresi açılır:

       

       • Gönderen listesinde, Posta modülüne bağlı birkaç hesabınız varsa, gerekli posta hesabını seçin.
       • Alıcı listesinde, bu seçenek otomatik olarak seçilmemişse, alıcıların e-posta adreslerine karşılık gelen birleştirme alanını seçin.
       • Mesaj konunuzu Konu Satırı alanına girin.
       • Listeden posta biçimini seçin: HTML, DOCX olarak ekle veya PDF olarak ekle. Son iki seçenekten biri seçildiğinde, ayrıca ekler için Dosya adı belirtmeniz ve İletiyi (alıcılara gönderilecek mektubunuzun metni) girmeniz gerekir.
       • Gönder düğmesine tıklayın.

       Postalama bittiğinde, Gönderen alanında belirtilen e-posta adresinize bir bildirim alacaksınız.